Con las medidas de decretadas por el gobierno ecuatoriano para enfrentar al Covid-19, muchas empresas han tenido que optar por el teletrabajo para poder seguir operando. Gracias al Internet y varias herramientas digitales de colaboración, ahora es mucho más fácil cumplir con esas labores desde casa. Sin embargo, para que el trabajo remoto sea efectivo se requiere más que herramientas tecnológicas: sin una cultura organizacional adecuada, el teletrabajo puede causar impactos negativos en la productividad. 

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El teletrabajo no es factible en todo tipo de negocio. Las empresas de manufactura o los comercios, por ejemplo, requieren que sus empleados trabajen de forma presencial. Las de servicios, en cambio, solo requieren que su personal tengo acceso a una computadora y a internet para laborar a distancia. 

Existen ciertos requisitos técnicos que hay cumplir para permitir trabajar desde casa. El uso de plataformas de colaboración como Dropbox, Google Drive or Microsoft 360, por ejemplo, da acceso a archivos, aún cuando no están dentro de la oficina. Otras como Skype, Google Hangouts, Zoom, WhatsApp, y Slack en cambio facilitan la comunicación en tiempo real. 

Las empresas que por alguna razón u otra no permiten el acceso a sus archivos desde afuera de su red local (por ejemplo empresas que manejan datos confidenciales como bancos, aseguradoras y grandes corporaciones), pueden implementar soluciones de VPN (redes virtuales privadas, por sus siglas en inglés). Estas soluciones permiten que, mediante el uso de un programa que corre en su computadora, el empleado acceda a la red de su oficina como si estuviera dentro. Esta solución requiere de cierta experticia técnica dentro de la organización, ya que el equipo de sistemas es el responsable de instalar y mantener sus firewalls —sistemas de seguridad que protegen la red local de intrusos—, y de configurar los permisos para no comprometer la seguridad de la red. 

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Muchas compañías en el Ecuador no cumplen con estos requisitos técnicos básicos. Sus limitaciones técnicas lase afectarán. Pero incluso si tuviesen la infraestructura y herramientas necesarias, para que el teletrabajo sea realmente eficiente y no conlleve un impacto económico, lo más importante es tener cultura de trabajo adecuada, basada en la confianza y el trabajo por objetivos. 

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Isabel Jácome, gerente comercial de Grupo Lila, una compañía que asesora a empresas que buscan implementar políticas de trabajo flexible, dice que hay cuatro aspectos a considerar para implementar el trabajo flexible: entender que se está dando libertad a los trabajadores, que la relación entre patrono y empleado se debe basar en la confianza, que es necesario invertir en toda la tecnología necesaria, y que hay que trabajar por objetivos, lo cual implica tener indicadores clave para cada cargo. 

Desgraciadamente en nuestro país es común ver negocios cuya cultura principal está basada en la desconfianza del empleador hacia el trabajador. Jácome dice que en reuniones con potenciales clientes le han preguntado si pueden instalar cámaras en las computadoras de los empleados para ver si están trabajando. Una solicitud común es instalar software que monitoree qué hace un empleado en su computadora. Su respuesta es que si no existe confianza hacia el empleado y si el empleado no está acostumbrado a trabajar por objetivos, el teletrabajo no es para ellos. 

Jácome ve tres errores comunes entre quienes implementan el trabajo flexible. Muchas veces la tecnología falla porque no se ha hecho la inversión requerida. Además, identifica una falla en la comunicación entre el empleado que está en casa y los que están en  la oficina —aunque lo más común es que el que trabaja remotamente no logre encontrar a la gente en la oficina, y no al contrario, que es el miedo que suelen tener los gerentes. Finalmente, otro problema común es que la compañía no ha mapeado correctamente sus procesos y no entiende la interacción que debe haber entre un equipo y otro para que una tarea se complete a tiempo. 

La empresa que cofundé —y donde encabecé el equipo de programación— siempre tuvo que operar de forma remota. Por seis años lideré a mi equipo desde el extranjero. Esto fue posible porque nuestro producto era una plataforma digital. Usamos muchas herramientas de colaboración: MSN Messenger, Skype, Google Hangouts, Slack, Jira, Google Drive, Dropbox, entre otras. La tecnología siempre fue variando y mejorando, pero principal factor siempre fue la comunicación. Cuando fallaba, ninguna herramienta ayudaba. 

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Ahora muchas compañías del Ecuador están enfrentando esta nueva realidad corriendo a implementar el teletrabajo. Las que lo logren hacer de una forma productiva no van a ser las que hayan invertido más en tecnología, sino las que cuenten con una cultura laboral basada en la comunicación, la confianza, y la libertad para trabajar por objetivos.

¿Quieres implementar el teletrabajo de forma efectiva en tu organización? Estos recursos te pueden ser útiles: